湖南理工学院教务处

校教〔2017〕85号

湖南理工学院本科生学籍学历注册信息及学籍证明

管 理 办 法

根据教育部41号令《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校学生学籍学历电子注册办法》（教学[2014]11号）和《学位证书和学位授予信息管理办法》（学位[2015]18号），结合工作实际，制定本办法，适用于本科在籍学生。

第一条 学校教务处负责学生学籍学历电子注册工作，严格按教育部相关规定执行。

第二条 新生报到入学三个月内，学校按相关规定进行复查。复查包括学生本人登录学信网实名注册后查询、核实本人身份信息和学籍注册信息。复查合格的，学生获得正式注册学籍。

第三条 学籍注册中发现录取数据有误或缺失的，由学校招生部门负责与学生生源地省级招办联系复核处理。

第四条 校内单位根据需要可通过学校信息中心获得在校在籍学生姓名、学号、性别、所在学院及专业班级等学籍信息。要求提供更多信息的部门应出具书面函件并经所在单位和教务处主管领导签字同意方可提供。涉及到大批量（3000人以上）学生个人隐私信息（含身份证号码）的，需经双方主管校长签字同意方可提供。校外单位要求提供批量学生学籍学历信息的，需经主管校长审批同意。各单位均须高度重视学生学籍信息安全，无论何人私自泄露学生学籍学历信息或以此谋利将追究其责任。

第五条 学生在校期间申请变更注册信息按下列办法办理：

一、学生提出信息变更申请后，教务处先进行重名重号和冒名顶替审核，再按上级有关规定报批，经批准方可变更学籍注册信息；

二、属录取过程或录取前发生错误的，学生应向生源地省级招办申请报教育部补充或修改录取数据；

三、学生在校期间，通过公安机关变更户籍姓名、性别、身份证号、出生日期中一项或多项的，经与录取库进行比对未出现身份证号码与姓名同时变更的，提供合法性材料包括但不限于：学生写给高校的变更学籍信息的申请、学生的户口簿、身份证、县级公安部门出具的《公民身份号码变更证明》。其中户口簿的“登记事项变更和更正记载”页应当有信息更改记录并盖户口专用章和承办人签章，“常住人口登记卡”应当有原身份证号码或者原姓名注销页，有登记了曾用名的现用名页；通过公安机关变更了户籍身份证号的，还应当提供县级以上公安部门出具的《公民身份号码变更证明》(变更证明上应当有现身份证登记号码和原身份证号码注销的证明并盖章)。

四、学生的民族严格遵从原始录取信息，原则上不受理变更申请。

五、学校原则上不受理学生申请姓名和身份证号码两项信息同时变更事宜，且不得将姓名与身份证号码作两次分别修改。

六、学生要求修改、变更的信息或证明材料涉嫌弄虚作假的不予受理。

第六条 学生申请信息变更，最迟应在毕业前半年向学校教务处提交合法性证明材料。逾期未提交合法性证明材料的，学校将按录取原始信息上报，数据一旦上报将不能变更。因材料迟交或材料不合格而影响学历数据不能按期上报或影响学历证书注册的，由学生本人负责。

第七条 学生学历证书注册信息一旦在学信网上提供查询不得更改，学校不受理毕业生申请更改学历证书注册信息事宜。

第八条 学生学籍学历信息由专职学籍管理员管理，须严格按上级要求按时操作。学生学籍学历信息在学信网上变更均应有操作依据。

第九条 学校根据学生需要提供在籍学籍证明、学历学位证明、在校中英文成绩证明等学籍证明材料。格式由教务处统一制定，经审批据实办理。

一、学生学籍证明材料原则上应由学生本人办理。特殊情况本人不能亲自办理时，可委托他人办理：须提供申请人本人签名的委托书及身份证复印件、受托人身份证复印件和原件。

二、本校在籍学生因考研复试需提供在籍证明时，由学生所在学院提供拟复试的学生名单，由教务处统一制作后由学生所在学院发放，并作好发放登记。未使用的学生在籍证明应退还教务处销毁。

三、 在校学生因个人需要申请开具学籍证明材料的，应填写“湖南理工学院学生申请学籍证明材料审批表”（附1），经所在学院审核后，到教务处复审办理。

四、 在校学生的中文成绩单由所在学院打印并盖章，学籍证明及英文成绩单由教务处统一打印；英文成绩单使用专用打印纸打印，经教务处处长签名方为有效。学生在籍证明盖“湖南理工学院学籍管理专用章”，中、英文成绩单和学历学位证明盖“湖南理工学院教务处”章。

五、毕（结）业生需开具就读、学历学位等证明材料时，应填写“湖南理工学院毕（结）业生申请学习证明材料审批表”（附2），经学籍管理员审核，根据需要至学校档案馆复印相关材料或由原所在学院出具证明，教务处按统一格式出具证明。

六、毕（结）业生的中文成绩单由学校档案馆复印原件并加盖档案馆章办理，如需要可到教务处申请加盖教务处公章。如需英文成绩单，可至教务处办理，原则上只受理2010届以后的毕业生打印英文成绩单申请。

七、毕业证书、学士学位证书遗失可申请办理毕业证明书和学士学位证明书，与原证书具同等效力。申请者提供个人申请报告、地市级（含）以上党报登载的遗失启示（含姓名、毕业时间、学校、专业、证书编号等）2份、原则上提供个人学信网注册同底2寸照片1张，如学信网未注册照片提供蓝底背景证件照片2张并提供电子版，至教务处申请办理。证明书信息在学信网学历注册信息中标注。

八、毕（结）业学历注册信息与招生信息相符时，学校不受理毕（结）业生申请出具因毕（结）业后更名、身份证更改等造成的与学历证书信息不符的任何证明。

九、学校可免费为在校学生提供5份中文成绩单（其中2份存档）和1份中文在籍证明。超过部分和所有英文证明材料、毕（结）业后申请办理的所有证明材料均应按相关规定缴纳翻译、审核、打印等服务费。

十、为了保证学籍管理工作的有序进行，学生学籍证明材料原则上在每周三下午受理办理，遇特殊情况实时办理。

第十条 本办法自颁布之日起执行，由教务处负责解释。

附件：

1、湖南理工学院学生申请学籍证明材料审批表（在籍在校学生用）

2、湖南理工学院毕（结）业生申请学习证明材料审批表（曾在本校学习过的往届学生用）

湖南理工学院教务处

                               2017年10月25日

附件1   湖南理工学院学生申请学籍证明材料审批表

（在籍在校学生用）

编号：          

注：1、申请程序：教务处网站（http://jwc.hnist.cn）首页下方“下载专区”→“学生下载”→“学籍管理”栏目中下载表格→填写完整学生个人信息→辅导员老师审核签字→学院教学秘书老师审核签字并加盖学院公章→学校教务处学籍办（208办公室）审核并开具证明材料→教务处综合办（204办公室）盖章并代收费。

2、每位学生享免费中文版在籍证明1份和5份成绩单（含存档2份），其余有偿服务。申请英文证明材料时需填写英文姓名。

3、学籍、成绩等证明限使用专用格式与模板，如实出具。

附件2湖南理工学院毕（结）业生申请学习证明材料审批表

（曾在本校学习过的往届学生用）

编号：          

注：1、申请程序：申请人填表→教务处学籍办（208办公室）审核→档案馆复印相关材料→学籍办开具证明材料→教务处综合办（204办公室）盖章并代收费；

2、申请英文证明材料时需填写英文姓名；英文成绩单仅受理2010届（含）以后的毕业生。

3、学习、学历学位、成绩等证明限使用专用格式与模板，如实出具。